Sans papier dans la pratique, ou comment les entreprises peuvent sauver des milliers d’arbres – Puls Biznesu

La demande de papier dans le monde ne cesse de croître. Malgré le recyclage, des millions d’hectares de forêt sont abattus chaque année. Il existe encore des entreprises et des organisations qui impriment même des e-mails. D’ici 2060, la demande mondiale de papier et de pâte doublera par rapport à 2010. Quiconque réduit sa consommation de papier peut avoir un impact sur l’amélioration de cette situation, y compris les entreprises qui, grâce à la technologie, passent du papier aux flux de travail électroniques. Un tel changement est également à prévoir par les clients qui souhaitent souvent régler leurs factures en ligne ou signer des documents par voie électronique. L’avantage réside non seulement dans l’amélioration de l’état de l’environnement, mais également dans des économies importantes et une plus grande compétitivité.

Au moment où j’ai lu cette courte introduction, le monde avait produit 130 tonnes de papier. 8 hectares de forêt ont été abattus ou brûlés. Maintenant 170 tonnes et 10 hectares. L’augmentation de ces chiffres est spectaculaire, d’autant plus qu’elle n’implique pas la reconstitution des ressources naturelles par une nouvelle agriculture. Depuis le début de cette année, plus de 8,3 millions d’hectares de forêts ont été abattus ou brûlés, et seulement 990 000 ont été plantés. hectares, soit un peu plus de 1 %. Ce qui a été coupé. Plus de 1,6 milliard de mètres cubes de bois ont été produits, mais seulement 200 millions provenaient de forêts gérées de manière responsable*. Ce n’est qu’un côté de la médaille. La seconde est la production de papier, qui représente environ 25 % du total. Tous les déchets dans les décharges. Cela est dû en grande partie au fait qu’aujourd’hui le papier est principalement utilisé pour l’emballage. Les achats en ligne de plus en plus populaires signifient que nous produisons de plus en plus de vieux papiers. Et bien qu’il soit recyclable, ce n’est qu’une goutte d’eau dans la mer de papier que nous utilisons.

denrée rare

Par conséquent, la demande de papier continue d’augmenter, alors qu’il y en a très peu sur le marché pour répondre à cette demande. Presque tous les types de papier manquent – bureau, emballages, même papier toilette. Les raisons en sont des chaînes d’approvisionnement qui n’ont pas encore été reconstruites après la pandémie, une demande accrue de papier en Europe (où certains éditeurs ont déplacé leurs publications depuis la Chine) et bien sûr des prix élevés de l’énergie. Comme nous l’avons lu sur le site Web de la campagne #BiznesBezPapieru, l’augmentation des prix est également affectée par le coût permanent de la cellulose et du bois lui-même, qui est également une matière première importante dans d’autres industries, comme la construction. L’effet est que les prix du papier en Pologne sont aujourd’hui trois fois plus élevés qu’ils ne l’étaient il y a un an.

Et si… sans papier ?

La solution qui se présente dans la situation actuelle est de réduire la consommation de papier dans les entreprises et les organisations en passant aux flux de travail numériques pour les documents électroniques. L’idée de ne rien imprimer et d’effectuer toutes les signatures et approbations par voie électronique, en utilisant une signature ou un sceau électronique, contrairement aux apparences, n’est toujours pas populaire. Deux ans de pandémie ont légèrement amélioré la situation, mais la dématérialisation reste l’avenir de nombreuses entreprises polonaises. Selon l’étude EFL, “La révolution numérique sur le marché du leasing. Sous le microscope” – 66% des entreprises ont besoin d’un maximum de 3 ans pour passer de l’authentification papier à l’authentification électronique, et 64% prévoient également de mettre en œuvre une signature électronique dans un délai maximum de 3 ans. 22% des répondants ont besoin d’un an pour cela, et 44%. Ce processus s’évalue en 2 à 3 ans.

Selon les calculs de l’EFL, le flux électronique de documents n’est à ce jour opérationnel qu’à 10 %. Petites et moyennes entreprises. On peut voir que dans les endroits dirigés par les plus jeunes entrepreneurs, ce processus est le plus rapide – actuellement, un propriétaire sur quatre de l’entreprise à partir de la génération de vingt ans est complètement passé à la documentation électronique. Le deuxième facteur est la taille de l’établissement. Plus l’entreprise est grande, plus la popularité des documents électroniques est faible.

L’équivalent électronique du papier

Le droit aux côtés des solutions numériques. Comme l’a noté le Dr. Dariusz Szostek, expert de la campagne #BiznesBezPapieru : “Il n’y a pratiquement aucun obstacle juridique au travail entièrement numérique en Pologne en tant que pays de l’UE.” Le soi-disant règlement eIDAS, une loi statutaire de l’UE qui stipule que lorsqu’une signature manuscrite est requise, une signature électronique qualifiée peut être utilisée. Bien que ces réglementations soient en place depuis de nombreuses années, au sujet desquelles les entreprises n’ont été appelées que pendant la pandémie, la plupart des questions sont encore traitées “sur papier”. À cet égard, nous sommes loin derrière l’Europe occidentale, ce qui a été confirmé par la classification de la Commission européenne de l’économie et de la société numériques (DESI) 2021. En ce qui concerne les compétences numériques, la Pologne est en bas de la liste – sur 23 sur 28 États membres. “Le prendre de travers – comme l’écrit Dariush Zostik – exprimer le besoin de mettre en œuvre une signature électronique aujourd’hui n’est pas un semblant d’innovation, mais une nécessité qui fait que nous ne sommes pas considérés comme numériquement incompétents et bloqués dans les années 1990.”

modèles positifs électroniques

Bien que ce ne soit pas le meilleur avec la sensibilisation numérique en Pologne, il convient de noter que nous avons des entreprises qui se concentrent sur le commerce électronique de documents et peuvent être un exemple pour les autres. Asseco Data Systems a récemment mis en place des mécanismes permettant la signature électronique de documents chez Santander Leasing. Grâce à elle, les clients peuvent signer des contrats de location au moment et à l’endroit qui leur conviennent, et le service est entièrement réalisé en ligne. Tout peut se faire à distance sur la plateforme eBOK24. Les clients ont la possibilité d’obtenir une signature qualifiée de SimplySign, qui – en dehors de la signature du contrat – peut être utilisée librement dans leurs activités commerciales.

Chaque année, Santander Leasing en signe environ 35 000. Les contrats de location, de sorte que le projet mis en œuvre par Asseco Data Systems a considérablement réduit les coûts résultant de la réduction de la consommation de papier. Il a également permis la mise en œuvre de la stratégie sans papier prévue par Santander Leasing. Un autre exemple d’utilisation d’une signature numérique est la coopération entre Asseco et Plus, grâce à laquelle les clients de cet opérateur télécom peuvent signer des contrats dans les points de vente sur une tablette avec une signature numérique manuscrite. Il s’agit d’une solution rapide et pratique, car les contrats signés sont envoyés aux clients par e-mail.

Un autre projet a été réalisé à Asseco Pologne même. La société a mis en place la plate-forme BackOffice et le signataire électronique pour faire passer les documents pour approbation avec une signature électronique qualifiée, SimplySign. Ainsi, les employés d’Asseco peuvent échanger et accepter automatiquement des documents numériques dans 16 succursales en Pologne. Selon les informations publiées sur le site Web biznesbezpapieru.pl, l’année dernière, l’entreprise a économisé 84 rames de papier et environ 155 jours ouvrables.

“Les avantages de la mise en œuvre de l’idée sans papier ne se limitent pas à l’argent économisé sur l’achat de papier et de consommables pour les imprimantes. Ce sont les coûts des coursiers ou le travail des personnes qui envoient et reçoivent ces documents. L’entreprise bénéficie également d’un flux de documents Idéalement, le flux de documents provenant de l’impression À signer par toutes les personnes autorisées 4 à 5 jours, et souvent jusqu’à deux semaines ou plus Aujourd’hui, le même contrat est donné à toutes les personnes autorisées à le signer à un moment donné , donc l’approbation peut ne prendre que quelques minutes. C’est une question de supériorité des documents numériques sur les documents. Le support papier est également important pour maintenir la sécurité du processus de signature et gérer tout le cycle de vie de ce document », explique Elena Chaudy. , responsable de l’équipe de gestion des produits, Asseco Data Systems.

Elena Chodi, responsable de l'équipe de gestion des produits, Asseco Data Systems

Elena Chodi, responsable de l’équipe de gestion des produits, Asseco Data Systems

Il n’y a pas d’ESG sans papier

Il y a un autre avantage important à éviter les documents papier. Les grandes entreprises connaissent déjà le terme ESG. Il est synonyme de gestion durable basée sur des facteurs tels que la gouvernance environnementale, sociale et d’entreprise (ESG). Toute organisation œuvrant pour un développement responsable doit être attentive à ces critères. Ce ne sont pas des règles imposées par l’État ou des institutions supra-étatiques – mais des éléments auxquels les investisseurs, les banques, les employés et les consommateurs eux-mêmes accordent de plus en plus d’attention. Ces derniers l’évaluent à partir de leurs propres portefeuilles, en prenant en compte si telle ou telle entreprise se soucie de l’environnement ou si elle utilise des matières premières produites selon le commerce équitable**. Ainsi, ne pas utiliser de papier est la clé d’une bonne pratique ESG, et les entreprises qui l’oublient encourent des coûts supplémentaires, comme un financement plus coûteux.

Une transformation numérique imparable

L’un des rares effets positifs de la pandémie est l’accélération significative de la transformation numérique. Aujourd’hui, personne ne doute que le processus ne puisse être inversé ou arrêté. Une partie importante de ces changements est l’abandon de plus en plus courant des documents papier et de l’utilisation des signatures électroniques. Ainsi, les entreprises ne peuvent plus se retrancher derrière l’ignorance et la peur de « l’actualité » des clients, ce qui était un argument de poids pour les opposants à l’abandon du papier il y a quelques années. Aujourd’hui, même l’État a accéléré à cet égard – malgré les restrictions à l’utilisation du profil de confiance, il a déjà été créé par plus de 13 millions de Polonais.

Services fiduciaires du Forum international

La signature électronique, l’identification électronique et la sécurité numérique sont généralement appelées services dits de confiance. Leur objectif est de permettre la conclusion sécurisée de transactions électroniques (y compris les contrats) entre les entreprises, les personnes physiques et l’administration publique. C’est une industrie en constante évolution, créant de nouvelles opportunités et aux prises avec divers défis. Le Trust Economics Forum, la plus grande conférence européenne consacrée aux services de confiance électroniques, aura lieu les 8 et 9 juin. L’événement réunira des experts internationaux et des professionnels du monde des affaires qui discuteront des questions clés liées à la transformation numérique, à l’évolution des modèles commerciaux et à la cybersécurité, ainsi que des technologies futures ayant un impact sur le développement des services d’identification électronique. Le Trusted Economic Forum se tiendra dans un format mixte et la participation en ligne est gratuite. Le thème de l’événement sera “Processus, signature et identification – la base d’une économie mondiale unifiée et de confiance”. Les échanges se dérouleront au sein de quatre groupes thématiques : Évolutions du marché en 2021/2022 des services d’identité et de crédit électroniques : Pologne, Europe, monde ; Entreprises et partenariats : la transformation numérique en pratique ; Cybersécurité – géopolitique, affaires, confiance et clients, technologie, produits et législation.

Inscrivez-vous sur le site Web de confiance du Forum économique.

* Le terme désigne la gestion et l’utilisation des ressources forestières conformément aux normes mondiales les plus élevées de protection de l’environnement, dans le respect des valeurs sociales et, en même temps, en préservant le compte économique de la gestion forestière.

** Le commerce équitable est un partenariat commercial, basé sur le dialogue, la transparence et le respect, qui vise une plus grande égalité dans le commerce international. Il contribue au développement durable en offrant de meilleures conditions commerciales et en protégeant les droits des producteurs marginalisés et des travailleurs salariés, en particulier dans les pays du Sud.

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